OBJETIVO Y ALCANCE:

La presente política describe el tratamiento de los datos personales de los Usuarios en la plataforma VIADOC. Esta política es vinculante para el Usuario, la empresa en este caso el CLIENTE (Responsable del Tratamiento) y VIAMATICA S.A. (Encargado del Tratamiento).

RESPONSABLE Y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO

• Responsable: La empresa en este caso EL CLIENTE actúa como Responsable del Tratamiento. En tal calidad, es la única entidad que determina las finalidades, bases de legitimación y medios para el tratamiento de sus datos personales con fines laborales, comerciales o administrativos, garantizando que dicho tratamiento cuente con el consentimiento del titular o una base legal válida según la LOPDP. Eximiendo al Encargado de cualquier responsabilidad derivada de la falta de licitud en el origen de dichos datos.
• Encargado: VIAMATICA S.A., a través de su infraestructura tecnológica VIADOC, actúa como Encargado del Tratamiento. En este rol, procesa, almacena y custodia la información bajo estándares de seguridad autónomos definidos por su Sistema de Gestión de Seguridad de la Información (SGSI), certificado bajo la norma ISO/IEC 27001. Si bien el tratamiento se realiza con el fin de prestar el servicio solicitado por el Responsable, la implementación de controles técnicos y de protección de datos se rige estrictamente por los protocolos de dicha certificación internacional, garantizando la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información con independencia de las instrucciones operativas del Responsable.

DECLARACIÓN DE LICITUD:

EL CLIENTE, en su calidad de Responsable del Tratamiento, garantiza que cuenta con la base de legitimación necesaria (consentimiento, mandato legal o relación contractual) para el tratamiento de los datos personales que cargue en VIADOC. El Responsable exime de toda responsabilidad a VIAMATICA S.A. (Encargado) por cualquier sanción administrativa o judicial derivada de la falta de una autorización de los titulares de los datos.

DATOS RECOLECTADOS Y FINALIDAD

Los datos personales recolectados (DNI, nombres, apellidos, correo electrónico y celular) se tratarán exclusivamente para:

• Creación del perfil único y validación de la identidad.
• Gestión de procesos internos específicos de el CLIENTE.
• Envío de notificaciones de seguridad y trazabilidad operativa.

INVENTARIO Y USO PARA TRAZABILIDAD

Con fines de seguridad jurídica y trazabilidad, se podrán tratar datos técnicos tales como dirección IP, fecha y hora de ejecución de una acción, identificador de usuario y navegador (sistema).

Estos datos son utilizados exclusivamente para garantizar la integridad de las operaciones, prevenir fraudes y cumplir obligaciones legales.

BASE LEGAL PARA EL TRATAMIENTO:

El tratamiento se fundamenta en el consentimiento del titular (Art. 7 LOPDP) y en la ejecución de la relación jurídica existente entre el Usuario y el CLIENTE.

TRANSFERENCIA Y COMUNICACIÓN DE DATOS:

Para la correcta prestación de los servicios, existe una comunicación de datos estrictamente necesaria para la prestación del servicio entre el Responsable y el Encargado. Sus datos no serán cedidos a terceros, salvo a proveedores de infraestructura en la nube que garantizan la operatividad de la plataforma o por mandato legal.

TRANSFERENCIA INTERNACIONAL DE DATOS PERSONALES:

Para la prestación del servicio, los datos personales podrán ser almacenados o procesados en infraestructura tecnológica ubicada fuera del territorio nacional.

Estas transferencias internacionales se realizan únicamente con proveedores que cuentan con garantías contractuales, técnicas y organizativas adecuadas, asegurando un nivel de protección conforme a la normativa vigente y a los principios establecidos en la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales.

SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN:

VIAMATICA S.A. garantiza la protección de los datos personales mediante un Sistema de Gestión de Seguridad de la Información (SGSI) certificado bajo la norma internacional ISO/IEC 27001. En virtud de esta certificación, el Proveedor implementa controles técnicos, organizativos y administrativos diseñados para salvaguardar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información. Estas medidas incluyen protocolos de monitoreo perimetral, gestión estricta de privilegios de acceso y auditorías para prevenir cualquier pérdida, alteración o uso indebido de los datos, prevaleciendo estos estándares de seguridad sobre cualquier instrucción externa que pueda comprometer la robustez de la plataforma.

NOTIFICACIÓN DE BRECHAS:

En cumplimiento con la LOPDP, VIAMATICA S.A. notificará al Responsable sobre cualquier vulneración de seguridad que afecte la integridad o confidencialidad de los datos personales en un plazo máximo de 48 horas tras su detección confirmada. El Responsable será el único encargado de comunicar dicho evento a la Autoridad de Protección de Datos y a los titulares, si fuera el caso.

BLOQUEO Y PRESERVACIÓN JURÍDICA:

Una vez finalizada la relación contractual, VIAMATICA S.A. procederá a la eliminación definitiva de todos los documentos y archivos cargados por el Responsable, conservando exclusivamente los logs de auditoría y registros de trazabilidad operativa. Estos registros permanecerán en estado de bloqueo técnico, disponibles únicamente para cumplir con obligaciones legales y para la defensa ante posibles acciones de prescripción jurídica durante un plazo de siete (7) años, de conformidad con el Código de Comercio de la República del Ecuador. Es obligación exclusiva del Responsable descargar y resguardar sus documentos antes de la terminación del servicio; por lo tanto, VIAMATICA S.A. se deslinda de toda responsabilidad por la inexistencia de archivos posteriores a la fecha de cierre contractual.

DERECHOS DEL TITULAR (DERECHOS ARCO)

Usted tiene derecho al Acceso, Rectificación, Eliminación, Oposición y Portabilidad de sus datos. Para ejercer estos derechos, debe dirigir su solicitud a EL CLIENTE (Responsable).