Política Anticorrupción
Esta política establece los principios y lineamientos para prevenir, detectar, reportar, investigar y gestionar posibles actos de soborno y corrupción en las actividades, operaciones y relaciones de VIAMATICA S.A., bajo un principio de cero tolerancias y promoviendo una cultura basada en la integridad, transparencia, ética, responsabilidad y cumplimiento de la legislación aplicable.
Su aplicación comprende a los miembros del Directorio, Gerencia General, coordinadores, líderes, colaboradores y demás personas que presten servicios, ejerzan funciones o actúen en nombre de VIAMATICA S.A. Asimismo, será comunicada y, cuando corresponda, aplicada a socios de negocio y terceros relacionados.
OBLIGACIONES
- Mantener la honestidad, integridad, transparencia e imparcialidad en todas las actuaciones y decisiones relacionadas con las actividades de VIAMATICA S.A.
- Cumplir con la legislación aplicable, el Código de Ética y Conducta y las disposiciones internas relacionadas con la prevención del soborno y la corrupción.
- Rechazar cualquier forma de soborno, corrupción, tráfico de influencias, nepotismo o beneficio indebido, independientemente de su cuantía o finalidad.
- Abstenerse de ofrecer, prometer, entregar, solicitar o aceptar regalos, atenciones, pagos o cualquier otro beneficio que tenga como finalidad influir indebidamente en una decisión o actuación.
- Declarar y gestionar los conflictos de interés reales, potenciales o aparentes, evitando participar en decisiones mientras estos no hayan sido evaluados.
- Garantizar que las transacciones, actividades y registros bajo su responsabilidad reflejen información exacta, completa, transparente y verificable.
- Aplicar medidas de prevención y controles proporcionales a los riesgos identificados en las relaciones con clientes, proveedores, socios de negocio y terceros.
- Reportar oportunamente cualquier hecho, sospecha o incumplimiento relacionado con esta política y colaborar con las investigaciones correspondientes.
MANIFESTACIONES Y FORMAS DE CORRUPCIÓN
De manera ejemplificativa y sin perjuicio de lo establecido en la legislación vigente, se consideran conductas contrarias a esta política las siguientes:
- Solicitar, recibir, ofrecer, prometer o entregar beneficios indebidos a cambio de realizar, omitir, agilizar, retardar o condicionar una actividad.
- Solicitar o recibir comisiones encubiertas, pagos no autorizados o beneficios que no se encuentren debidamente justificados.
- Utilizar el cargo o posición dentro de VIAMATICA S.A. para obtener beneficios indebidos para sí mismo, familiares o terceros.
- Participar en tráfico de influencias, nepotismo u otras prácticas ilícitas o contrarias a las disposiciones internas.
- Alterar procesos de contratación, compras o pagos para beneficiar indebidamente a una persona natural o jurídica.
- Crear registros falsos o incompletos, alterar documentos, ocultar transacciones o manipular información para encubrir actos de corrupción o soborno.
- Utilizar recursos o activos de VIAMATICA S.A. para fines indebidos o en beneficio personal.
- Ofrecer, entregar, solicitar o aceptar regalos, viajes, invitaciones, servicios u otras atenciones con el propósito de influir indebidamente en decisiones o actuaciones.
- Realizar, solicitar, ofrecer, autorizar o aceptar pagos de facilitación, directa o indirectamente.
- Utilizar donaciones o patrocinios para obtener ventajas indebidas, influir en decisiones o encubrir actos de soborno.
Los obsequios y atenciones excepcionalmente permitidos deberán cumplir las condiciones establecidas en la política, sin superar USD 200 por evento ni USD 500 acumulados durante el año con un mismo tercero. Estos valores constituyen límites máximos de control interno y no una autorización automática. Todo obsequio o atención recibido u otorgado deberá notificarse al Área de Cumplimiento en un plazo máximo de dos días hábiles.
EVALUACIÓN DE RIESGO
VIAMATICA S.A. gestionará los riesgos relacionados con el soborno y la corrupción considerando la naturaleza, alcance y características de sus actividades. Para ello, se contemplarán las siguientes acciones:
- Identificar los procesos, actividades y relaciones que puedan estar expuestos a riesgos de soborno y corrupción.
- Analizar las circunstancias que pueden originar dichos riesgos, considerando su naturaleza, causas, factores asociados y posibles consecuencias.
- Evaluar los riesgos relacionados con clientes, proveedores, socios de negocio, funcionarios públicos, contrataciones, adquisiciones, pagos, regalos, donaciones, patrocinios y conflictos de interés.
- Determinar e implementar las acciones y controles necesarios para prevenir, mitigar y gestionar los riesgos identificados.
- Revisar los riesgos y controles cuando existan cambios relevantes en la organización, sus operaciones o las condiciones de las relaciones comerciales.
NOTIFICACIONES DE HECHOS
Toda persona que conozca o tenga una sospecha razonable de un acto de soborno, corrupción o incumplimiento de esta política deberá reportarlo oportunamente al Área de Cumplimiento, mediante el siguiente canal institucional:
Correo electrónico: [email protected]
La recepción, tratamiento, investigación, documentación y cierre de las denuncias se realizará conforme a las disposiciones establecidas en el TH-MPR-006 – Manual de Procedimiento para el Sistema de Gestión Antisoborno.
Las investigaciones se desarrollarán con objetividad, imparcialidad y confidencialidad, evitando la participación de personas que tengan conflictos de interés con el caso. Los resultados serán presentados al Comité Antisoborno, de conformidad con el procedimiento correspondiente.
VIAMATICA S.A. no tolerará represalias contra quienes, de buena fe, realicen una denuncia, comuniquen una inquietud o colaboren con una investigación. La organización garantizará el tratamiento confidencial de la información relacionada con estos hechos y aplicará las medidas de protección correspondientes conforme a las disposiciones internas y la legislación aplicable.