Este código de ética estandariza los principios y valores de la empresa y conducta a seguir por todas las partes involucradas en las operaciones de VIAMATICA S.A.; a través de las prácticas diarias de empleados, socios comerciales, clientes y proveedores, se convertirá en una guía para la convivencia interna y las relaciones con la sociedad.

NUESTROS VALORES

• Respeto: Se trata a todos los colegas y clientes con cortesía y/o consideración, reconociendo la diversidad de ideas o enfoques.
• Resiliencia: Se demuestra al enfrentar, superar desafíos y fracasos, adaptándonos rápidamente a cambios y/o aprendiendo de experiencias adversas.
• Pasión: Se busca constantemente nuevos aprendizajes y retos para desarrollar nuestras habilidades, en un entorno dinámico.
• Transparencia: Se comparte información relevante de manera abierta y honesta tanto dentro del equipo como con los clientes.
• Constancia: Se trabaja de manera consistente para superar desafíos y cumplir con los plazos.
• Integridad: Se caracteriza por honesto en la comunicación, respetar la propiedad intelectual, garantizar la seguridad y privacidad de los datos.
• Trabajo en equipo: El valor que asignamos al trabajo de cada uno para convertirse en el trabajo de todos.
• Responsabilidad: Se cumple el trabajo encomendado en el tiempo establecido, procurando en todo momento superar las expectativas de los clientes.

NOTIFICACIONES DE HECHOS

Cada empleado es responsable de denunciar violaciones a este código, planteando inquietudes a través de uno de los mecanismos de denuncia establecidos en este código o comunicándose con la Oficina de departamento de Talento Humano.

El correo electrónico gestionantisoborno@viamatica.com es un medio que estará disponible, los cinco días laborables.  Pueden comunicarse de manera segura y con confianza, será registrado y se gestionará de acuerdo con las pautas definidas, si se prueba que se ha cometido una infracción a las políticas y regulaciones internas y externas o en leyes locales, se tomarán las medidas del caso.  Su anonimato será protegido en todo momento.

VIAMATICA S.A. no tolerará ninguna forma de represalia contra nadie.  Los colaboradores podrán informar sus inquietudes sobre este código y no sufrirán despidos, suspensión, amenazas, acoso, ni discriminación debido a proporcionar información; y/o ayudar con investigaciones internas o externas sobre conductas que un colaborador que crea razonablemente que son una violación de políticas, estándares o leyes internas y externas.

Condiciones para la eficiente aplicación del código de ética y conducta

1. Cultura empresarial y ética
   • El liderazgo debe brindar una importancia a los principios éticos.
   • Dar escrito cumpliendo las leyes y regulaciones laborables.

1. Elaboración y contenido del código de ética
   • Contenido: Conciliar principios y normas especificas
   • Inculcar a los socios a seguir y practicar este código en todas sus actividades independientemente de cualquier conflicto de intereses.

1. Publicación y difusión
   • Disponibilidad y/o facilidad para la comunicación interna y externa.
   • Generar estadísticas y reportes de las incidencias o hechos presentados semestralmente.

1. Sistema de seguimiento y sanciones
   • Denuncias y/o seguimientos interno y externo
   • No posponer la resolución de ningún problema ético bajo ninguna circunstancia

1. Penalizaciones en caso de incumplimientos
   • El incumplimiento de las disposiciones de este Código podrá dar lugar a una acción: una invitación a remitir al infractor a las autoridades legales y administrativas pertinentes.
   • Se investigará a profundidad cualquier hecho reportado.

CONFIDENCIALIDAD

En el desempeño de su labor, los colaboradores están en constante contacto con todo tipo de procedimientos, procesos, clientes, métodos, sistemas, planes, proyectos y aspectos relacionados con la industria tecnológica, por lo que exigen a sus colaboradores el cumplimiento de estricta confidencialidad, no utilizar ni transferir a terceros información y/o documentos relacionados con las funciones a desempeñar.

Los colaboradores cuentan con un contrato de confidencialidad, por cualquier motivo que se separen de la empresa, están obligados a no divulgar en cualquier forma y momento la información y/o documentación a la que haya tenido acceso durante el tiempo de permanencia en la organización.

PAUTAS INTERNAS – OBLIGACIONES

• COLABORADORES

Todo el personal de VIAMATICA S.A., deberá adherirse al siguiente código de ética y conducta. Asimismo, se espera que todas las personas involucradas en las diversas actividades que tengan relación directa con la organización, proveedores, consultores o subcontratistas, entre otros, conozcan plenamente el código ético y trabajen de acuerdo con sus disposiciones.

VIAMATICA S.A. velará por la correcta aplicación del código, y vigilará que las personas e instituciones contratantes mantengan altos estándares de comportamiento ético, asegurando que su reputación y comportamiento se ajusten a los valores y modelos requeridos.

Es responsabilidad de cada empleado leer y comprender el documento, y en caso de no tener claro algún punto, deberá solicitar información relevante para aclarar las dudas.

QUE SE ESPERA DE LOS COLABORADORES

1. Crear respeto mutuo, respetar leyes, reglamentos y políticas establecidas, así como normas internas, código ético y de conducta.
2. Apoyar y/o actuar para construir una comunidad de valores éticos, consciente de la responsabilidad de contribuir al bienestar del individuo y de la sociedad.
3. Mantener la lealtad, transparencia e integridad en las relaciones laborales y comerciales, con personas dentro y/o fuera de la organización.
4. Actuar con honestidad, transparencia e integridad en todas las interacciones laborables.
5. Mantener un alto nivel de profesionalidad, evitar delitos informáticos que violen los derechos de propiedad intelectual, la privacidad de los datos de los clientes y revelar siempre secretos profesionales.
6. No intentar engañar a los clientes, haciendo comentarios técnicos infundados sobre sistemas informáticos para su propio beneficio o para corregir sus propias deficiencias o errores.
7. Comunicar claramente al cliente el alcance del proyecto y los requerimientos necesarios para su desarrollo.
8. Documentar completamente todos los sistemas desarrollados para una empresa, proporcionando todos los detalles necesarios para comprender el funcionamiento de cualquier procedimiento o programa.
9. Reconoce que la competencia saludable entre colegas, basada en desafíos intelectuales, puede enriquecer ideas, contribuir al crecimiento personal y profesional, por lo que, el espíritu de cooperación no debe perjudicar el funcionamiento de la empresa en ningún caso.
10. Contribuir a mejorar la efectividad de las relaciones actuales mediante la comunicación rápida y responsable de ideas e inquietudes de forma clara y honesta, ofreciendo aportes, sugerencias y/o comentarios constructivos.
11. Evitar emitir juicios infundados sobre los demás, y demostrar respeto por las opiniones de los compañeros por muy diferentes que sean las suyas.
12. Acercarse a los líderes cada vez que tengamos alguna duda u observe un posible comportamiento inadecuado.
13. Prohibido el consumo de bebidas alcohólicas, drogas u otras sustancias peligrosas durante el horario laboral o presentarse al trabajo bajo sus efectos.
14. Utilizar y proteger adecuadamente los activos tangibles e intangibles de la empresa, incluyendo información, productos, licencias, servicios, logotipos, equipos, computadoras, teléfonos móviles, etc.
15. Comprender y familiarizarse con los estándares, sistemas de seguridad de la información establecidos en cada área, tomar las medidas necesarias para proteger su confidencialidad, integridad y disponibilidad.
16. Los sistemas o medios de comunicación utilizados por la empresa y por los colaboradores para el desempeñar sus funciones son propiedad de VIAMATICA S.A., y deben utilizarse únicamente con fines comerciales.
17. Sostener, promover y actuar como activos defensores de los principios establecidos en este código de ética y conducta.

• COORDINADORES Y GERENTES

Asegurar que VIAMATICA S.A. acepte altos estándares éticos, una de las responsabilidades básicas de la dirección es garantizar que se cumpla el código de ética.

Los Coordinadores y Gerentes se comprometen a promover una cultura ética y el acatamiento de las disposiciones establecidas lo cual implica:

1. Definir, comunicar y hacer cumplir las políticas, procedimientos y el reglamento interno de la organización.
2. Salvaguardar a los colaboradores, las instalaciones mediante equipos, dispositivos, sistemas y procedimientos de seguridad.
3. Promover el respeto absoluto por las diferencias y/o opiniones de los demás, prohibiendo toda forma de acoso y discriminación.
4. Reconocer el trabajo bien hecho de los colaboradores y manifestarlo en su oportunidad.
5. Proporcionar a los colaboradores la oportunidad de actualizarse y capacitarse constantemente, para avanzar en sus carreras profesionales y personales.
6. Al tomar decisiones laborales, considerar únicamente el mérito individual o colectivo, evitar la discriminación basada en factores como edad, raza, religión, capacidades diferentes u estado civil.
7. Estudiar la implementación de compensaciones y beneficios económicos para los colaboradores como reconocimiento de metas y objetivos alcanzados.
8. Observar las leyes vigentes en materia de derechos humanos y procurar el uso responsable de los recursos naturales: agua, energía, papel, etc.
9. VIAMATICA S.A. no mantendrá ninguna relación comercial con empresas o individuos que violen los estándares éticos, participen en actividades ilegales, degradantes y tengan total desprecio por las leyes aplicables.
10. Procurar en todo momento proteger la información confidencial de la empresa y de los clientes.
11. Los colaboradores deben ser seleccionados y/o aceptados con base en criterios basados ​​en las habilidades, talentos demostrados de cada candidato, deben cumplir con los requisitos educativos y de competencia establecidos en el perfil laboral definido por la organización.
12. Realizar esfuerzos para introducir y/o utilizar tecnologías ecológicas que garanticen la protección y sostenibilidad de los ecosistemas, evitando así el uso inadecuado de productos, procesos y tecnologías perjudiciales para el medio ambiente.
13. VIAMATICA S.A. procurará continuamente obtener certificaciones de procesos en beneficio del cliente y a la organización.
14. Todas las transacciones y/o registros de actividades comerciales deben ser precisos, transparentes y estar de acuerdo con los principios contables generalmente aceptados.
15. Las cuentas, documentos, contratos y cualquier otra información de la empresa no pueden incluir asientos contables incorrectos o fraudulentos como consecuencia de manipulación, distorsión y/o falsificación alguna.
16. Las operaciones contables registradas, deben ser respaldadas por documentación que soporte la transacción, cumpla con los requisitos fiscales y sea exacta en el momento que suceden las operaciones.
17. Los coordinadores y Gerentes deberán mantenerse actualizados en las áreas de su competencia, para transmitir a los colaboradores las directrices que ayuden a una mejor comprensión de sus responsabilidades junto al logro de sus objetivos.

• PROTECCIÓN DE LOS BIENES DE LA EMPRESA

Los colaboradores de VIAMATICA S.A., deben cuidar con especial atención los bienes que les sean confiados en el desempeño de sus funciones, y están obligados a informar a sus superiores inmediatos de cualquier situación que pueda resultar en pérdida, daño, destrucción o mal uso de los bienes de la empresa.

Los activos, instalaciones, servicios de la empresa deben utilizarse exclusivamente con fines legales, apropiados y autorizados.  El robo de dinero, bienes o servicios está estrictamente prohibido.  Los equipos, sistemas, instalaciones, suministros deben ser utilizados únicamente para llevar a cabo las actividades comerciales de la empresa o para los propósitos autorizados por la gerencia. El uso excesivo de llamadas telefónicas, acceso a internet, correos electrónicos y redes sociales constituye un mal uso de los bienes y/o servicios de la empresa.

• MANEJO DE INFORMACIÓN

La información comercial/profesionales es propiedad exclusiva de Viamatica S.A., esta información es un activo valioso. Proteger este capital, incluida la confidencialidad, es fundamental para su crecimiento y competitividad continuos.

Un secreto comercial es información relacionada con una actividad que generalmente no se conoce ni se descubre fácilmente y para la cual se han tomado medidas para mantenerla confidencial, preservando su cualidad secreta.

Cuando el colaborador es desvinculado de VIAMATICA S.A., la obligación de él es proteger los secretos comerciales/profesionales y otra información de propiedad exclusiva de la organización.  Si tiene alguna duda con respecto a, si cierta información es de propiedad exclusiva o un secreto comercial/profesional, debe comunicarse con su superior inmediato.

• SOBORNO O EXTORCIÓN

Está prohibido por parte de VIAMATICA S.A. ofrecer dinero o algún objeto de valor a clientes, proveedores, autoridades municipales y del gobierno con el fin de obtener ventajas comerciales, concesión de contratos, conservar un negocio, ejercer influencia indebida para obtener beneficios y/o favores extras.

Se espera que los directores, gerentes, Coordinadores, líderes y colaboradores de VIAMATICA S.A., tengan especial cuidado al momento de contratar consultores, agentes, socios de negocios, a fin de tomar las precauciones necesarias para:

1. Asegurar que las terceras partes comprendan y entiendan el código de ética de la empresa.
2. Evaluar su reputación y calificación de las terceras partes.
3. Incluir las cláusulas apropiadas en los contratos y acuerdos con terceras partes, para proteger las operaciones y el buen nombre de VIAMATICA S.A.

Cualquier sospecha de casos de soborno, corrupción, dentro y/o fuera de la organización, debe reportarse de inmediato al departamento de cumplimiento al correo electrónico gestionantisoborno@viamatica.com

• RESPETO POR LA LEY

VIAMATICA S.A. cumple con todas las leyes, regulaciones y normativas relacionadas con el desarrollo, comercialización y uso de software. Asimismo, mantiene la licencia y los derechos de propiedad intelectual en cumplimiento con las leyes ecuatorianas.

Respeta los acuerdos y compromisos establecidos en sus contratos, así como también los derechos de propiedad intelectual e industrial.  Por esta fundamental razón, VIAMATICA S.A. no puede establecer relaciones comerciales con proveedores que no demuestren que están debidamente autorizados para el uso o comercialización de productos y servicios, así como la autenticidad y licitud de estos.

PAUTAS EXTERNA – RELACIONES CON GRUPO DE INTERÉS

 

• CON CLIENTES

Los clientes son considerados como socios, el éxito del negocio depende de las relaciones a largo plazo que se mantengan con ellos.  La empresa está comprometida a ofrecer productos y/o servicios de calidad comprobada.  Los servicios que comercializamos deben cumplir con los estándares de seguridad exigidos y satisfacer los estándares generalmente más estrictos del cliente.

El éxito de la empresa depende de la satisfacción del cliente. En este sentido, se consideran las opiniones, inquietudes y sugerencias que llegan a la empresa como fuente de información validas. Las necesidades de nuestros clientes cambian constantemente, por lo que siempre se debe estar consciente de sus deseos y usar la creatividad para satisfacer las necesidades cambiantes.

Cuando un cliente expresa su insatisfacción, se aprovecha la oportunidad para abordar el problema, hacer todo lo posible por resolverlo, recuperar su satisfacción, ganar su confianza y predisposición para que continúe adquiriendo productos y/o servicios de la empresa.

El uso de este código de conducta refleja la responsabilidad de proteger la información del cliente.  Los asociados que no necesiten acceder a dicha información deben abstenerse de hacerlo, mientras que aquellos que sí la requieran deben manejarla adecuadamente y evitar revelar o compartir datos sin autorización.

Todos los colaboradores, gerentes y coordinadores de VIAMATICA S.A., deben comprometerse a tratar de negociar de manera justa con los clientes, competidores, proveedores y compañeros de trabajo.  Nadie puede tomar ventaja por medio de manipulaciones, fraudes, abuso y toda forma impropia de trato y/o negociación.

• PROVEEDORES

Se invita a los proveedores a dar cumplimiento y adherirse a las disposiciones del código de ética y conducta por parte de VIAMATICA S.A.

El objetivo al llevar adelante las operaciones de compra es garantizar la existencia de fuentes de aprovisionamiento fiables y continuas.  El trato honesto con los proveedores es fundamental para establecer relaciones sólidas y duraderas.

Las decisiones para elegir proveedores se basan en criterios objetivos como precios, calidad, garantía, fiabilidad e integridad, entrega a tiempo de los pedidos y atención eficiente a reclamos.  Está terminantemente prohibido ofrecer, recibir coimas, sobornos y/o pagos similares de cualquier tipo.

Todos nuestros proveedores tienen derecho a un trato justo e igualitario, sin ventajas ni desventajas de ningún tipo que no tengan nada que ver con la calidad del trabajo, productos o servicios que proporcionan. Los proveedores, están obligados a cumplir con las condiciones legales y comerciales al interactuar con VIAMATICA S.A.

VIAMATICA S.A. no mantendrá ninguna relación comercial con aquellos proveedores de bienes y servicios que no cumplen las leyes que prohíben el empleo infantil como fuerza laboral. Para dar cumplimiento a esta disposición, la organización exigirá a los proveedores incluir una cláusula en sus contratos, otorgando su firme compromiso de respetar las leyes que refieren a este punto.

• CON COMPETIDORES

En la competencia leal, se enfatiza la importancia de la libertad para desarrollarse bajo el principio de equidad en la batalla por la cuota de mercado.

VIAMATICA S.A. tienen la obligación de mantener una actitud profesional hacia los competidores del sector o industria en la que operan.  Se presentan varias circunstancias que podrían infringir la libre y sana competencia, de las cuales los colaboradores, gerentes y coordinadores deben abstenerse:

1. Abstenerse de llegar a acuerdos con la competencia para evitar la competencia directa, restringir acuerdos con proveedores, ofertas engañosas y/o para repartirse clientes, mercados o programas de producción.
2. No influenciar en los precios ni intentar restringir las importaciones o exportaciones de bienes suministrados por determinados proveedores de bienes o servicios.
3. Ser cuidadosos al formular comentarios o declaraciones sobre sus competidores, cuando sea necesario hacerlo, deben ser justos, completos y objetivos.
4. No utilizar su posición para solicitar, demandar, aceptar, obtener o recibir promesas de ventajas de terceras partes en perjuicio de las empresas competidoras.
5. Los colaboradores no pueden dirigir ni ayudar a ninguna organización que compita con VIAMATICA S.A.

• COMPROMISO CON EL MEDIO AMBIENTE

VIAMATICA S.A. tiene la obligación de demostrar comportamientos medioambientalmente correctos, cumplir y hacer cumplir las normas, políticas, procedimientos de preservación del medio ambiente, así como reportar cualquier riesgo ambiental potencial. Todos los Coordinadores, son responsables de definir roles y responsabilidades para proteger el medio ambiente, proveer recursos apropiados, medir, revisar y continuamente mejorar el desempeño ambiental. Participa en las campañas y prácticas ambientales con fundaciones y/o entidades que trabajan en la sensibilización de minimizar el impacto medioambiental.

Lo principal es dar especial prioridad al uso responsable, cuidadoso y razonable de los recursos naturales: agua, electricidad, papel, combustible. Estos esfuerzos mejoran la eficiencia y el desempeño financiero de la empresa. Seguimos tomando medidas decisivas para reducir nuestro impacto en el medio ambiente.